Regulamin Elektronicznego

Biura Obsługi Klienta (e-BOK)

 

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Niniejszym regulamin określa warunki udostępniania i korzystania, a także zakres usługi Elektronicznego Biura Obsługi Klienta Przedsiębiorstwa Wodno-Kanalizacyjnego „EKO” Sp. z o.o. w Rzepinie, zwanego dalej „e-BOK”.
2. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
   
   
   1. Przedsiębiorstwo  – Przedsiębiorstwo Wodno-Kanalizacyjne „EKO” Sp. z o.o. w Rzepinie, z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 79, 69-110 Rzepin, będące Administratorem Danych Osobowych Użytkowników  e-BOK
   2. Klient  - podmiot, który jest stroną zawartej z Przedsiębiorstwem umowy na dostawę wody lub odprowadzanie ścieków.
   3. Użytkownik  - Klient zarejestrowany w e-BOK, posiadający login oraz hasło.
   4. Login  – indywidualny e-mail Klienta.
   5. Hasło  - kombinacja min. 8 znaków, w tym co najmniej jedna duża litera i co najmniej jedna cyfra, ewentualnie znaki specjalne, zapewniająca Użytkownikowi wyłączność dostępu do e-BOK.
   6. Faktura  - faktura w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) jak również faktura korygująca, duplikat faktury, faktura elektroniczna, które to dokumenty spełniają wymogi określone we wskazanej ustawie i rozporządzeniach wykonawczych do tej ustawy,
   7. Rozporządzenie  - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
3. Regulamin spełnia warunki, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 123 ze zm.).
4. Przedsiębiorstwo nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości dostępu przez Klienta do e-BOK, wynikający z podania przez Użytkownika błędnych danych.
5. Przedsiębiorstwo nie kontroluje środowiska komputerowego Użytkownika, a tym samym nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia techniczne oprogramowania, sprzętu komputerowego lub usług telekomunikacyjnych, z którego korzysta Użytkownik, a które uniemożliwiają Użytkownikowi korzystanie z e-BOK.

Rejestracja i rezygnacja z konta e-BOK

§ 2

1. Rejestracja klienta:

a)     Przed rejestracją klient zobowiązany jest do zapoznania i zaakceptowania niniejszego Regulaminu.

b)     Zarejestrowanie Klienta może nastąpić tylko drogą internetową.

c)     Klient wypełnia formularz zgłoszeniowy umieszczony na stronie https://www.ebok-ekorzepin.pl/

d)     Po wypełnieniu i wysłaniu przez Klienta drogą elektroniczną wypełnionego formularza następuje automtyczne przesłanie informacji zwrotnej na podany adres e-mail w celu potwierdzenia przez Klienta adresu e-mailowego. Po wykonaniu przez Klienta wszystkich dyspozycji na adres e-mailowy przesłane zostaje  potwierdzenie rejestracji klienta w e-BOK Zakładu po podpisaniu stosownej zgody (załącznik nr 1 do regulaminu), obejmującej w szczególności aktywny adres e-mail Klienta.

e)     Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną o aktywowaniu konta w terminie 5 dni roboczych.

2. Uruchomienie e-BOK jest równoznaczne z:
   
   
   1. pełną akceptacją przez klienta warunków regulaminu i zobowiązaniem się Klienta do jego przestrzegania,
   2. zawarcia między Klientem i Przdsiębiorstwo umowy o świadczenie drogą elektroniczną usługi e-BOK, bez konieczności sporządzenia odrębnej umowy. Przystąpienie do wykonania umowy następuje z chwilą rejestracji Klienta.
3. Poprzez akceptację Regulaminu i zarejestrowanie się w e-BOK następuje założenie indywidualnego konta Użytkownika w e-BOK. Użytkownik może posiadać tylko jedno konto w e-BOK.
4. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z e-BOK, składając stosowne oświadczenie następującymi kanałami kontaktu:
   
   
   1. w formie pisemnej – na adres Przedsiębiorstwa,
   2. poprzez kontakt osobisty w siedzibie Przedsiębiorstwa,
   3. poprzez wiadomość e - mail: biuro@eko-rzepin.pl
5. Rezygnacja z e-BOK nie obciąża Użytkownika jakimikolwiek kosztami.
6. Rezygnacja z e-BOK nie powoduje rozwiązania innych umów łączących Użytkownika z Przedsiębiorstwa. Jednakże w przypadku rozwiązania umowy na dostarczanie wody lub odprowadzanie ścieków Przedsiębiorstwod blokuje dostęp do e-BOK użytkownika w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty rozwiązania tejże umowy.

Korzystanie z e-BOK

§ 3

1. Korzystanie z usług e-BOK jest bezpłatne.
2. e-BOK jest dostępny bezpłatnie – 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu.
3. Przedsiębiorstwo zastrzega możliwość występowania przerw w dostępie do e-BOK w szczególności w związku z koniecznością przeprowadzania planowanych konserwacji. Jeżeli termin planowanej przerwy lub konserwacji będzie dłuższy niż 12 godzin, Przedsiębiorstwo powiadomi o tym Użytkownika w drodze wiadomości e-mail na adres podany przez Użytkownika.
4. Dostęp do e-BOK wymaga – w celu autoryzacji – podania Loginu oraz Hasła.
5. Login i Hasło można zmienić na inne, w dowolnym momencie, po zalogowaniu się w e-BOK.
6. Użytkownik jest zobowiązany zabezpieczyć Login oraz Hasło przed dostępem osób trzecich. Użytkownik ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszelkie skutki, które ewentualnie wynikną, jeżeli Login i Hasło Użytkownika zostaną użyte przez osoby trzecie bez jego autoryzacji. Będzie to miało miejsce w szczególności w przypadku, gdy Użytkownik nie dochowa należytej ostrożności w zapewnieniu bezpieczeństwa tych danych.
7. Przedsiębiorstwo nie kontroluje środowiska komputerowego Użytkownika. Dbanie o bezpieczne środowisko komputerowe należy do Użytkownika. Przedsiębiorstwo nie ponosimy odpowiedzialności za działania jakichkolwiek programów destrukcyjnych (np. wirusów) w urządzeniu Użytkownika.
8. Użytkownik nie może dostarczać do systemów teleinformatycznych Przedsiębiorstwa lub poprzez nie treści, które:
   
   
   1. powodują zachwianie pracy lub ich przeciążenie, przy czym dotyczy to także systemów teleinformatycznych innych podmiotów, które biorą udział w świadczeniu przez przedsiębiorstwo usługi e-BOK,
   2. naruszają dobra osób trzecich, ogólnie przyjęte normy społeczne lub są niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
9. Przedsiębiorstwo ma prawo wypowiedzieć Użytkownikowi umowę na świadczenie usługi e-BOK w przypadku stwierdzenia korzystania z niego przez Użytkownika w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa. Złożenie przez Przedsiębiorstwo oświadczenia o wypowiedzeniu umowy następuje w drodze wiadomości e-mail wysłanej na adres podany przez Użytkownika.
10. Aby Użytkownik mógł korzystać z e-BOK, wymagane jest stosowanie przeglądarki internetowej, w aktualnej wersji, która akceptuje pliki cookies.
11. Aby przeglądać faktury, należy korzystać z programu umożliwiającego odczyt plików w formacie „pdf”.

Zakres usług

§ 4

1. Użytkownik, w ramach e-BOK, może korzystać z następującego zakresu usług:
   
   
   1. Dane klienta  – Użytkownik może aktualizować numer telefonu kontaktowego              ;
   2. Faktury  - użytkownik może sprawdzić: datę wystawienia faktury, terminu płatności faktury, kwoty faktury, historii faktur. Posiada również możliwość wydrukowania faktur;
   3. Wpłaty  – użytkownik może sprawdzić datę i kwotę dokonanej wpłaty;
   4. Dokumenty do zapłaty  – użytkownik może sprawdzić listę niezapłaconych faktur wraz z kwotami;
   5. Liczniki  – użytkownik może sprawdzić numer zamontowanego licznika oraz datę i wielkość dokonanych odczytów, jak również podać aktualny odczyt licznika; Podanie aktualnego odczytu licznika dokonuje się w sposób następujący: po zalogowaniu się do e-BOK należy przejść w zakładkę „Liczniki” a następnie „Odczyty”. W odpowiednich polach należy wprowadzić aktualną wartość odczytaną z licznika i zapisać tą informację. Faktura będzie dostępna na koncie Użytkownika e-BOK następnego dnia po wprowadzeniu odczytu, o czym Przedsiębiorstwo powiadomi Użytkownika w drodze wiadomości email wysłany na adres podany przez Użytkownika.
   6. Obroty i salda  – użytkownik może sprawdzić informację o obrotach i saldach.
2. Odczyt licznika można wprowadzać tylko jeden raz w miesiącu. Po wprowadzeniu i zapisaniu odczytu licznika informacja w danym miesiącu nie będzie mogła być już zmieniona przez Użytkownika. W przypadku wprowadzenia błędnej informacji Użytkownik może z taką informacją zwrócić się do Przedsiębiorstwa.
3. Zakres usług e-BOK lub jego poszczególne funkcjonalności może ulec modyfikacji, bez podania przyczyny, w szczególności poprzez zawieszenie lub wyłączenie części z nich lub dodanie nowych usług. Informacje o modyfikacjach są publikowane w e-BOK z 14-dniowym wyprzedzeniem. W przypadku niewyrażenia przez Użytkownika zgody na modyfikację zakresu usług serwisu lub jego poszczególnych funkcjonalności, Użytkownik może złożyć rezygnację z korzystania z e-BOK, stosownie do treści § 2 ust. 5 niniejszego Regulaminu. W przypadku niezłożenia przez Użytkownika rezygnacji z e-BOK we wskazanym wyżej terminie, wprowadzone przez Przedsiębiorstwo modyfikacje będą dla Użytkownika wiążące.

 

Zasady korzystania z e-faktur

§ 5

1. Przedsiębiortwo zamieszcza w e-BOK, w zakładce „Faktury” faktury w formie elektronicznej, gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści. Formatem faktury elektronicznej jest „pdf”.
2. Warunkiem skorzystania przez Użytkownika z możliwości korzystania z faktur w formie elektronicznej jest posiadanie przez niego aktywnego dostępu do e-BOK oraz podanie aktualnego adresu e-mail, na który będzie wysyłana informacja o dostępności na koncie Użytkownika e-BOK faktury za wykonane przez Przedsiębiorstwo usługi.
3. Użytkownik zobowiązany jest do utrzymania aktywnego adresu e-mail. W razie jego zmiany Użytkownik zobowiązany jest dokonać aktualizacji danych dotyczących adresu e-mail. Przedsiębiorstwo nie ponosi odpowiedzialności za skutki niepoinformowania przez Użytkownika Przedsiębiorstwa o zmianie adresu e-mail.
4. Przedsiębiorstwo nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowo podany adres e-mail Użytkownika, jak również za brak odbierania poczty elektronicznej przez Użytkownika z podanego adresu e-mail.
5. Oświadczenie Klienta o akceptacji faktur w formie elektronicznej nie pozbawia Przedsiębiorstwa prawa do wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur w formie papierowej.

 

Reklamacje

§ 6

1. Użytkownik ma prawo do składania reklamacji dotyczących dostępu oraz funkcjonowania e-BOK.
2. Reklamacje mogą Państwo złożyć:

a)    elektronicznie – biuro@eko-rzepin.pl

b)    telefonicznie – 95 7597 672,

c)    korespondencyjnie: ul. Adama Mickiewicza 79, 69-110 Rzepin,

d)    osobiście w siedzibie Przedsiębiorstwa.

3. Reklamacje, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać niezwłocznie po wystąpieniu usterki.
4. Użytkownik zobowiązany jest opisać szczegółowo usterkę.
5. Reklamacje związane ze świadczeniem usługi e-BOK będą rozpatrywane w terminie 14 dni. Powiadomienie o wyniku jej rozpatrzenia będzie następować tym samym kanałem kontaktu, którym reklamacja została zgłoszona, z zastrzeżeniem, że jeżeli reklamacja została zgłoszona osobiście w siedzibie Przedsiębiorstwa, to powiadomienie będzie wysłane korespondencją tradycyjną.

 

Ochrona danych osobowych

§ 7

1. Administratorem danych osobowych Klienta podanych przy rejestracji do e-BOK jest Przedsiębiorstwo Wodno-Kanalizacyjne „EKO” Sp.  zo.o. z siedzibą w Rzepinie przy ul. Adama Mickiewicza 79, 69-110 Rzepin.
2. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na zasadach określonych w Regulaminie.
3. Z administratorem można skontaktować się pod adresem: biuro@eko-rzepin.pl
4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku z zawarciem umowy o zaopatrzenie w wodę i/lub odprowadzanie ścieków dostępna jest na stronie internetowej Przedsiębiorstwa ( www.eko-rzepin.pl ) w zakładce RODO.
5. Dane osobowe podane przy rejestracji do e-BOK będą przetwarzane w celu umożliwienia Klientowi korzystania z e-BOK, obsługi e-BOK przez Przedsiębiorstwo oraz w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
6. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie zgody Klienta udzielonej przy rejestracji do e-BOK, a w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie usprawiedliwionego celu Przedsiębiorstwa .
7. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, jednak jest konieczne dla skorzystania z e-BOK. Zgoda może być w każdym czasie wycofana, bez wpływu na zgodność przetwarzania danych osobowych na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody powoduje jednak brak możliwości korzystania z e-BOK.
8. Dane Klienta mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmioty działające na zlecenie Przedsiębiorstwa, w szczególności podmioty świadczące usługi doradcze, księgowe, rachunkowe, usługi IT, usługi ochrony lub mienia, a także operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, banki, podmioty świadczące usługi windykacyjne.
9. W przypadku skorzystania z usług PayU dane Klienta zostaną udostępnione PayU w zakresie niezbędnym do dokonania płatności tj.: imię i nazwisko, adres e-mail lub login, adres IP, numer faktury, saldo faktury oraz odsetki, ID klienta, który jest administratorem przekazanych danych osobowych.
10. Przechodząc z e-BOK do PayU poprzez naciśnięcie przycisku „zapłać” Klient wyraża zgodę na takie udostępnienie. Zgoda jest dobrowolna, jednakże jej brak oznacza rezygnację z dokonania płatności przez PayU.
11. Dane osobowe Klienta będą przetwarzane w celach określonych w Regulaminie do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych lub nie zaakceptowania zmian Regulaminu oraz przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
12. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Klientowi przysługują uprawnienia do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych, do sprostowania swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych przepisami prawa, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz przeniesienia danych osobowych do innego administratora. Ponadto Klientowi przysługuje uprawnienie do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

 

Postanowienia końcowe

§ 8

1. Przedsiębiorstwo zamieszcza w e-BOK, w zakładce „Faktury” faktury w formie elektronicznej, gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści. Formatem faktury elektronicznej jest „pdf”.
2. Regulamin korzystania z e-BOK jest dostępny pod adresem: www.ebok-ekorzepin.pl  oraz w siedzibie Przedsiębiorstwa.
3. W przypadku zmiany treści Regulaminu, Użytkownik zostanie poinformowany o jego nowej treści w drodze wiadomości e-mail na adres podany przez Użytkownika. Jeżeli Użytkownik nie zgodzi się na zmianę Regulaminu, może rezygnować z usługi e-BOK, składając stosowne oświadczenie, zgodnie z treścią § 2 ust. 5 Regulaminu. W takim wypadku zastosowanie będą miały przepisy § 2 ust. 6-8 Regulaminu.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 16.08.2021 r.
5. W przypadkach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególnoci przepisy dotyczące:

a)    świadczenia usług drogą elektroniczną,

b)    usług płatniczych,

c)    ochrony danych osobowych,

d)    Regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków na terenie Gminy Rzepin

e)    Kodeks cywilny.